Рішення
11.02.2021

Як компанія Xerox допомогла бухгалтерській компанії оцифрувати тисячі документів

Завдяки Xerox® DocuShare® Компанія Freedman & Co. не тільки скоротила витрати, але й змогла збільшити прибуток

Через пандемію, що почалася в березні, велика кількість підприємств Нью-Йорку були змушені перейти на дистанційну роботу, але Freedman&Co. були до цього готові. Бухгалтерська фірма з 29-річним стажем, що спеціалізується на обслуговуванні елітних клієнтів, інвестиційних партнерств і хедж-фондів, одного разу вже переживала кризу. Офіс компанії розташований менш ніж за милю від колишніх будівель Всесвітнього торгового центру, де 11 вересня 2001 року відбувся теракт. Приміщення офісу не постраждало, проте протягом трьох місяців після трагедії співробітникам заборонялося повертатися туди за документацією.

А паперів було дуже багато. Коли Freedman&Co. вирішили перейти на електронний документообіг («до того, як це стало модним», за словами президента Пола Фрідмана), щомісяця їм доводилося сканувати до 500 000 сторінок документів.

Як же керувати подібним масивом даних? У цьому компанії допомогла платформа для керування контентом підприємства DocuShare від Xerox. Вона дозволяє оцифровувати документи, зберігати їх, захищати і обмінюватися ними. Збільшена швидкість обробки інформації розширила можливості компанії з обслуговування клієнтів, - важливий показник успіху. Пол згадує такий випадок: «Мені подзвонив клієнт і повідомив, що поклав на депозит 56 575,33 долара, але не пам'ятає, куди саме». Один запит в пошуковий рядок - і система DocuShare за пару секунд знайшла документ з необхідним рахунком. Поки клієнт розповідав про свою ситуацію, Пол вже зміг дізнатися, де саме знаходяться кошти.

«Цифровий формат зберігання інформації дозволяє майже миттєво відновлювати необхідні дані і ідеально підходить для роботи в віддаленому або гібридному форматі», - заявляє Марк Сільвер, старший менеджер з продажу компанії Xerox. «Захищений доступ до платформи DocuShare гарантує користувачам безпечне і надійне отримання інформації незалежно від їх місця розташування».

Коли коронавірус вніс свої корективи в роботу бізнесу, цифрова мережа Freedman&Co. дозволила компанії безболісно перевести співробітників в режим віддаленої роботи. «Ми закрили офіси у Флориді і Нью-Йорку. 14 наших співробітників в даний момент працюють з дому», - говорить Пол. «Як тільки почалася пандемія, ми, не гаючи часу, перейшли на віддалений режим роботи. Це вдалося зробити в тому числі завдяки зберіганню великої кількості нашої документації в DocuShare».

Поки інші компанії як і раніше змушені оплачувати оренду приміщень, що пустують, Freedman&Co. вже змінили нью-йоркський офіс площею 6000 кв. футів на більш компактний (всього 2000-3000 кв. футів). Цього вдалося досягти завдяки позбавленню від величезної кількості паперових документів. «Скоротилася кількість займаного фізичного простору і, завдяки позбавленню від паперових носіїв інформації, наші витрати знизилися», - каже Сільвер.

Точну суму, на яку збільшився прибуток компанії завдяки допомозі Xerox, Пол не розголошує, але заявляє, що платформа DocuShare стала справжньою знахідкою для його бізнесу. Як говорить сам Пол, «нам вдалося збільшити доходи компанії без збільшення штату».

Зв'язатися з нами

Гаряча лінія

Сайт Hotline Xerox

http://hotline.xeroxeurasia.com/

Електронна пошта Hotline Xerox:

hotline.eurasia@xerox.comЗворотній зв'язок
Бездротові принтери Xerox®

Wi-Fi-принтери або бездротові принтери можуть приєднуватися до локальної мережі без використання кабелю. Друк на такому пристрої може здійснюватися з…

Детальніше
Нова ЦДМ Xerox Versant 4100 Press: ще більше можливостей роботи з матеріалами

Новинка допоможе друкарням ефективно виконувати замовлення з довгими і короткими тиражами без простоїв і браку завдяки підтримці розширеного діапазону…

Детальніше

Гаряча лінія

Підписатися на розсилку

Скачать PDF

Демо/Видео