Стратегії управління Вашим бізнесом у буремні часи

Автор: Карл Франзен

Багато роботодавців були змушені раптово змінити свій підхід до бізнесу, наразі більшість співробітників працюють з дому, що створює нові і непередбачені проблеми. Для менеджерів, які керують командою, яка раптово переходить з офісного середовища в віддалене, велике питання полягає в тому, як підтримувати згуртованість, продуктивність і моральний дух команди якомога вище, в той час як команда розповсюджена поза межами своїх звичайних робочих місць? Кожна група знаходиться в унікальному становищі, але експерти вважають, що в даному випадку мова йде про передовий досвід, який дозволяє власникам і керівникам допомагати своїм робочим групам адаптуватися.

Забезпечте повноцінність Вашої ІТ-інфраструктури

Технології, безумовно, є основою при організації Вашого робочого середовища, і це не менш вірно зараз, коли ваша команда працює віддалено. Менеджери зобов’язані оцінити, які ІТ-сервіси потрібні для виконання роботи Вашими співробітниками, переконатися, що вони у них є, і переконатися, що вони безпечні.

Хорошим першим кроком для менеджерів є опитування співробітників – по телефону, електронною поштою або онлайн-опитування (наприклад, за допомогою безкоштовних форм Google), щоб з'ясувати, що у них є і чого їм не вистачає. Деякі основні елементи включають ноутбуки/настільні комп'ютери, програмне забезпечення та досить швидке підключення до Інтернету для підтримки аудіо- та відеодзвінків.

І пам'ятайте, що технічні потреби неможливо забезпечити один раз і назавжди. «Технологічні потреби накопичуються хвилями», – сказав Деніел Макгінн, виконавчий редактор Harvard Business Review і співведучий підкасту Dear HBR. «Як тільки ви підключаєте всіх і починаєте спілкуватися через Slack або інші подібні додатки, ви можете почати визначати, що ще їм потрібно», будь то нові пристрої, такі як ноутбуки та принтери.

І намагайтеся уникати схильності до вирішення технічних проблем силами своєї команди. Як менеджер, це область, де ви можете і повинні взяти на себе провідну роль. Якщо віддаленим співробітникам потрібні нові ноутбуки та принтери з доставкою додому або цілодобова підтримка в мережі, Xerox нещодавно запустив пакет Remote Worker для надання цієї допомоги.

Як ви ставитеся до таких речей, як фізична пошта?

Одна річ, яку керівники, переміщуючи свої команди з офісів на віддалені робочі місця, часто не помічають: Що відбувається з поштою організації, від чеків і рахунків до контрактів і юридичних документів? Якщо всі працюють з дому, хто буде збирати, транспортувати і обробляти її? Особливо це стосується організацій, які обробляють рахунки-фактури, претензії, поштові замовлення та інші товари, які регулярно надсилаються «повільною поштою». «Ми бачимо все більше і більше організацій, які звертаються за допомогою в обробці пошти», - говорить Дейв Несбітт, головний виконавчий директор Xerox Capture and Content Services.

На щастя, є рішення: власний сервіс Xerox Digital Mailroom може автоматично збирати вашу ділову пошту, сканувати її та завантажувати на захищені хмарні сервери, дозволяючи певним співробітникам отримати доступ до неї та обробляти її з віддаленого робочого місця.

Зрозумійте: Ви не можете спілкуватися занадто багато

Поговоріть зі своєю командою. Потім поговоріть з ними знову. Повторення зараз важливіше, ніж будь-коли, і є ключовою функцією лідерства та ефективної комунікації. Ось чому: Дослідження показують, що до 50% всіх листів неправильно розуміються, і багато одержувачів інтерпретують навіть позитивні повідомлення, такі як «хороша робота», як саркастичні або негативні, за словами доктора Ніка Моргана, засновника і директора Public Words, бостонської консалтингової фірми і автора книги «Do You Hear Me»?

«Ми, люди, схильні до відмови», говорить Морган. «Коли ми не отримуємо інформацію, яку ми зазвичай отримуємо через наші п'ять почуттів, наш мозок наповнюється вигаданими речами».

Відеоконференції, очевидно, є одним з ключових рішень, і деякі технологічні фірми навіть звертаються до ігрових платформ і доповненої реальності для інтеграції. Морган каже, що можливість бачити людину, яка відповідає голосу, має вирішальне значення. Його дослідження показали, що до 5% всіх ділових комунікацій здійснюються за допомогою відеоконференцій, але він вважає, що решта 95% повинні бути проведені таким чином. Коротше – значить краще: менеджери повинні проводити відеоконференції тривалістю 30-45 хвилин, після чого якість сприйняття інформації значно падає.

«Якщо у вас є зустріч команди сьогодні вранці, зробіть це віртуально», говорить Джон Кертіс, менеджер з маркетингу Xerox Financial Services в Америці і 35-річний ветеран компанії. Це ж стосується і спілкування як з бізнес-партнерами, так і з клієнтами. Не бійтеся звертатися до них.

Крім розмови з підлеглими, потрібен час, щоб слухати. «Запитати співробітників, що вони відчувають, і переконати їх, що їх цінують, це те, що хороші менеджери можуть зробити зараз», говорить Макгінн з HBR.

Орієнтація на благополуччя співробітників

HBR нещодавно опублікував добре відому історію, що те, що ми переживаємо зараз, це смуток.

«Якщо люди працюють віртуально, вони дійсно можуть перевтомитись», сказав Кертіс.

Дійсно, миттєве, завжди доступне з'єднання, що надається смартфонами та онлайн-додатками, такими як Slack або Microsoft Teams, означає, що ті, хто працює з дому – як менеджери, так і співробітники – проводять на роботі більше, ніж у звичайний робочий день в офісі та страждають від вигорання.

Одна проста тактика, щоб такого уникнути, полягає в тому, що менеджери повинні заохотити персонал знайти виділене місце для роботи в своїх домівках.

«Якщо у вас є місце для роботи, і як тільки ви встанете з нього, ви вимкнете його – це може бути корисним», сказав Макгінн.

І менеджери повинні піклуватися про себе теж.

Бути менеджером або власником бізнесу іноді досить самотньо, вся команда залежить від вашого керівництва і наставництва, але без плеча, на яке можна спертися або без вуха, готового вислухати. Нагорі досить самотньо, як то кажуть.

Щоб отримати потрібну вам підтримку, менеджери, які переходять на віддалену роботу, повинні розглянути можливість звернутися до наставників або інших керівників у своїй компанії, у своїй галузі або по всьому світу за порадою.

«Зв'яжіться зі спільнотою, яку ви вже маєте, - пропонує Кертіс, - знайдіть наставника, який робив це раніше. Або знайдіть групи на правильних ресурсах в Інтернеті».

Соціальні мережі, такі як Linkedin, Facebook Groups, Whatsapp, Slack, Discord, навіть Instagram's Direct Messages і сервіси Close Friends дають менеджерам можливість знайти спільноту однодумців і схожих за положенням лідерів, щоб допомогти їм орієнтуватися, слухати і вирішувати спільні питання віддаленої роботи. З цією метою взаємодійте з Xerox на цих платформах, дайте нам знати, що у вас на умі. Ми тут, щоб допомогти.

Зв'язатися з нами

Гаряча лінія

Сайт Hotline Xerox

http://hotline.xeroxeurasia.com/

Електронна пошта Hotline Xerox:

hotline.eurasia@xerox.comЗворотній зв'язок
Бездротові принтери Xerox®

Wi-Fi-принтери або бездротові принтери можуть приєднуватися до локальної мережі без використання кабелю. Друк на такому пристрої може здійснюватися з…

Детальніше
Xerox оголосив про створення нової компанії CareAR для розробки програмних продуктів

Xerox оголосив про створення холдингової компанії CareAR Holdings, яка об'єднала платформи CareAR, DocuShare® і…

Детальніше

Гаряча лінія

Підписатися на розсилку

Скачать PDF

Демо/Видео