Сім простих лайфхаків для більш комфортної організації документообігу

Швидкі та легкі способи налагодити інформаційний потік у друкованому середовищі

Якщо замислитись, документи — це життєва основа бізнесу. Фактично понад третина комерційних процесів керується документацією. Біда в тому, що компанії витрачають надто багато часу та грошей на контроль за своїми паперами. У середньому на кожні 10 млн. доходу припадає 1 млн., що йде на регулювання документообігу. А левова частка всіх звернень до служби підтримки інформаційних технологій від 40 до 60% пов'язана з проблемами друку.

Хороша новина полягає в тому, що варто лише оперативно оцінити стан друкованого середовища, як стають відомі всі можливі ефективні шляхи для максимального використання власних ресурсів друку. Якщо ви саме та людина, яка управляє принтерами, ось кілька порад на допомогу, щоб покращити документообіг.

1. Автоматизуйте елементарні процеси

Більшість завдань для друку та створення документів складаються з тих самих завдань. До них відносять заповнення рахунків-фактур, обробку претензій та збереження файлів у потрібних папках. Поки що користувачі виконують більшу частину цих кроків вручну. Але, якщо вдасться зафіксувати та осмислити ключові моменти, можна буде автоматизувати та здійснити попереднє налаштування цифрових робочих процесів. І це за допомогою функціональних принтерів (БФП).

Все, що потрібно зробити, це встановити «додаток» на вашому пристрої так, щоб направляти документи в папки та репозиторії, що необхідні користувачам. І «вуаля!» Нудний багатоступінчастий процес перетвориться на швидку, одноетапну роботу

2. Переміщайтеся до хмарного сховища

Доцільно перемістити великі та важкі графічні файли, наприклад, маркетингові матеріали, у хмарні репозиторії. Однак багато людей пересилають великі документи електронною поштою. Тому їм, можливо, доведеться завантажити копію, перш ніж роздрукувати файли або відсканувати їх у такі хмари, як Dropbox.

Справа ось у чому: при переході на Dropbox або MS 365 користувачам не потрібно робити зайвих дій, щоб завантажити великий файл і роздрукувати його. В ідеалі вони повинні мати доступ до об'ємних документів і надсилати їх на друк без завантаження, електронної пошти чи флеш-пам'яті.

Тому слід налаштувати БФП для прямого сканування та друку документації в додатках подібних до Dropbox. Так можна скоротити кількість етапів та одночасно звільнити цінний простір на поштовому сервері.

3. Усувайте проблеми віддаленя

Коли у співробітників виникають проблеми з документообігом, цілком природно, що вони звертаються до вас за допомогою. У той же час необов'язково ходити офісом щоразу, коли у когось ламається принтер. Хороша новина полягає в тому, що сучасні БФП є досить розумними, щоб можна було вирішувати питання віддалено.

Щоб мати доступ та взаємодіяти з БФП, достатньо використовувати інтерфейс віддаленого адміністратора та налаштування для усунення технічних проблем.

4. Замовляйте витратні матеріали завчасно

Швидше за все, у вашій компанії є кілька людей, які купують картриджі з тонером для різних моделей принтерів у різних постачальників у різний час. Погано.

Натомість, краще налаштувати принтери на автоматичне розсилання повідомлень електронною поштою, коли в них закінчується тонер. Так, ви станете єдиним, хто витратить кошти на витратні матеріали, і робитимете замовлення лише за необхідності.

5. Залишайте кольори лише у надійних руках

Кольоровий друк дорожчий, ніж монохромний. У той же час дуже важливо друкувати деякі документи в кольорі. Тому не дозволяйте будь-кому користуватися кольоровими принтерами без розбору. Це досягається введенням обмежень та застосуванням елементів управління. Таким чином, дозволяється користуватися кольоровим друком лише окремим людям чи відділам, а також роздруковувати лише визначені типи документів у конкретний час доби.

Цей пристрій можна використовувати для того, щоб тільки продавці могли випускати для клієнтів презентації в кольорі. При цьому слідкувати за тим, щоб ніхто не друкував своїх фотографій з недавньої відпустки.

6. Переходьте на двосторонній друк

Двусторонняя печать — это элементарный способ произвести большое впечатление. Выбирайте принтеры, которые печатают на обеих сторонах бумаги (дуплекс) по умолчанию. Так, вдвое сокращаются расходы средств и бумаги. Просто и разумно.

Двосторонній друк — це елементарний спосіб справити велике враження. Вибирайте принтери, які друкують на обох сторонах паперу (дуплекс) за замовчуванням. Так, удвічі скорочуються витрати засобів та паперу. Просто та розумно.

7. Організуйте друк на вимогу

Близько 90% підприємств постраждали через порушення безпеки через незахищений друк. Дуже часто це відбувається через те, що хтось залишив конфіденційні документи у лотку принтера. Небезпека криється не тільки у ймовірному витоку інформації, але й марному витрачанні паперу та грошей. Фактично близько половини надрукованих сторінок викидаються, а 20% взагалі виявляються непотрібними.

Друк на вимогу (або друк на запит) гарантує те, що БФП випустить документ лише тоді, коли людина, яка надіслала завдання на друк, присутня на місці і може підтвердити це за допомогою PIN-коду або картки. Одним простим рухом вирішується проблема економії та безпеки.

Зв'язатися з нами

Гаряча лінія

Сайт Hotline Xerox

http://hotline.xeroxeurasia.com/

Електронна пошта Hotline Xerox:

hotline.eurasia@xerox.comЗворотній зв'язок
Xerox оголосив про створення нової компанії CareAR для розробки програмних продуктів

Xerox оголосив про створення холдингової компанії CareAR Holdings, яка об'єднала платформи CareAR, DocuShare® і…

Детальніше
ЦДМ Xerox® PrimeLink® C9070 здобула премію BLI 2021 PRO у номінації CMYK+

Конкурсне журі високо оцінило опцію XeroxAdaptiveCMYKPlus, що дозволяє друкувати XeroxPrimeLinkC9070 додатковими кольорами. Також експерти звернули увагу на…

Детальніше

Гаряча лінія

Підписатися на розсилку

Скачать PDF

Демо/Видео