Коли дистанційна робота з дому - це необхідність: прості способи зберегти увагу і працездатність

Леслі Хоббс

У міру того, як дестабілізація ситуації, що викликана коронавірусом, продовжує розвиватися, тисячі співробітників у всьому світі освоюють новий дистанційний формат роботи з дому. У найближчі дні кількість таких співробітників, швидше за все, збільшиться в рази.

На відміну від звичайної дистанційної роботи, це не власний вибір більшості співробітників. З огляду на поточні обставини, а також те, як стрімко розвивається пандемія, для багатьох подібний формат роботи може здатися незвичним.

Оскільки в поточній ситуації буває важко зібратися з думками, робота може допомогти відволіктися і сконцентруватися. Ось кілька простих способів зберегти ефективність і відчувати себе краще в безпрецедентній ситуації, що склалася.

Складіть план на день і дотримуйтесь його

Думаючи наперед, концентруйтеся на питаннях, які можете контролювати. В кінці кожного робочого дня складайте план або список справ на завтра. Ваш день стане не тільки більш структурованим, але також у вас з'явиться візуальне нагадування про щоденні досягнення.

Всі зустрічі переведіть в режим аудіо або відео конференцій. Встановіть нагадування про регулярні завдання - наприклад, щотижневе оновлення статусу. Все це допоможе тримати себе в тонусі і не піддаватися рутині.

Зберіть контактну інформацію

Перевірте список колег і ключових Замовників, з якими вам доведеться взаємодіяти протягом наступних тижнів. Чи є у вас вся їх контактна інформація - наприклад, мобільний або домашній телефон? Обов'язково збережіть контакти і роздрукуйте, просто про всяк випадок. Скористайтеся цією можливістю, щоб відправити оновлену інформацію про свої контакти людям, яким ви можете знадобитися.

Чат краще email

Такі інструменти, як Microsoft Teams, G Suite і Slack, ефективніші за електронну пошту, особливо зараз, стверджує Нік Міган, експерт з користувальницького досвіду в Xerox PARC. «Спілкування електронною поштою більш повільне», - каже Миган. - «Це може привести до затримки відповіді на кілька годин або днів». Навпаки, використання чатів прискорює обмін текстовими повідомленнями - з додатковим бонусом у вигляді тематичних груп і можливістю відправляти документи.

Міган пропонує провести деякі кордони. «Ці інструменти настільки прості у використанні, що вам може здатися, що ви повинні бути на зв'язку весь час», - попереджає він. «Компанії повинні налаштувати протоколи, щоб співробітникам не потрібно було відповідати після закінчення робочого дня, але ви також можете самостійно відключити повідомлення в певний час дня».

Використовуйте відео-, а не конференц-коли

Якщо ви звикли зустрічатися з колегами в офісі, їх відсутність може негативно на вас вплинути. Навіть якщо ви регулярно працюєте з дому, краще бачити команду в режимі онлайн. Коли це можливо, використовуйте відеозв'язок замість дзвінків. Зараз, більш ніж коли-небудь, важливо мати візуальний зв'язок з іншими людьми.

«Переконайтеся, що ви дотримуєтесь правил етикету проведення відеодзвінків», - каже Міган. Наприклад, якщо частина вашої команди все ще працює в офісі, переконайтеся, що кожен учасник зборів відкриває своє власне відео-вікно, навіть якщо він знаходиться в одній кімнаті з іншими.

«Це зрівнює колег, які працюють віддалено, з тими, хто знаходиться в офісі, - зауважує Міган. - У тому числі допомагає запобігти ситуації, коли люди в офісі обговорюють питання, які можуть бути не чутні іншим співробітникам на відеозв'язку».

Не дозволяйте ІТ-проблемам заважати роботі

Можливо, що електронна пошта, Wi-Fi і інтернет-з'єднання можуть працювати повільніше, менш надійно, а іноді зовсім перериватися. Скористайтеся цим моментом, щоб розставити пріоритети. Які питання найбільш термінові? Зателефонуйте, щоб вирішити їх. Записуйте важливі моменти, щоб, коли зв'язок відновиться, ви могли проінформувати колег про прогрес. Для інших завдань готуйте чернетки листів, паралельно відстежуючи працездатність системи, щоб розіслати їх відразу після відновлення зв'язку. Ви також можете використовувати Skype, або інший внутрішній месенджер (в разі, якщо він встановлений).

Подолати проблему концентрації

Можливо, що, працюючи з дому, вам буде важче зосередитися. Зробіть все можливе, щоб відволіктися від зовнішніх факторів. Якщо проект здається вам занадто складним, розбийте його на частини і починайте з простого.

Отримуючи постійні новини про обмеження в подорожах, статистику захворювань, запровадження зон карантину і т.д. складно не піддатися паніці. Але постійний потік новин про коронавірус не поліпшить ваш стан. Встановіть часові ліміти на перевірку новинних стрічок. При спілкуванні з колегами не дозволяйте цій темі переважати в розмові. Підтримуйте спілкування, швидко переходячи до звичайних робочих питань.

Робіть перерви

Перерви дуже важливі для відновлення сил. Навіть в самий вдалий день занадто довге сидіння за екраном знижує концентрацію і працездатність. Пройдіться і пообідайте без відволікаючих чинників. Робіть фізичні вправи протягом дня: встаньте і потягніться, зробіть кілька присідань або планку. Якщо школи закриті на карантин, поспілкуйтеся з дітьми. Зателефонуйте колезі або другу, щоб дізнатися, як у них справи.

А потім, знову повертайтеся до робочих питань.

Пам'ятайте, що дистанційна робота - це один з найефективніших способів боротьби з пандемією: самоізоляція, з метою уповільнення поширення вірусу.

Зв'язатися з нами

Гаряча лінія

Сайт Hotline Xerox

http://hotline.xeroxeurasia.com/

Електронна пошта Hotline Xerox:

hotline.eurasia@xerox.comЗворотній зв'язок
Як швидше адаптуватися до дистанційної роботи
Детальніше
Як проводити переговори, коли немає можливості зустрітися?
Детальніше
Раніше ви працювали в лабораторії, а тепер вдома. Як організувати робочий процес?
Детальніше
Управління бізнесом в непередбачуваний час
Детальніше
Цифрова безпека в домашніх умовах
Детальніше

Гаряча лінія

Підписатися на розсилку

Скачать PDF

Демо/Видео