DocuShare Express – комплексное решение по управлению документооборотом, предоставляющее расширенные возможности для сканирования, хранения, совместного использования и поиска документов, использующее стандартные web инструменты и приложения. Использование данного программного комплекса позволяет получить необходимые данные в кратчайшие сроки, минимизировать риски, связанные с потерей информации, а также сократить расходы, связанные с печатью документов.
Задачи бизнеса
Электронный документ является главным носителем информации современного офиса. От правильной организации управления документами во многом зависит продуктивность и конкурентоспособность современной компании на рынке. На пути организации документооборота компаниям приходится решать целый ряд задач:
Экономия времени сотрудниковна поиск документов. Как показывает практика, сотрудники тратят до 20% своего времени на поиск необходимых электронных документов на компьютере. Еще больше времени тратится на поиск бумажного документов.
Совместная работа с документами. При использовании с стандартных офисных приложений очень сложно осуществлять совместную работу над документом. Возникают вопросы совместного доступа к документу, контроля версий, сложно отслеживать кто автор конкретной версии документа.
Безопасность и контроль доступа к документам – важнейшее требование при построение системы документооборота.
Доступность документов в любое время. Часто необходимо получить доступ к документам находясь за пределами офиса, например в командировке.
Затраты на внедрение решения. Зачастую решения подобного класса являются дорогостоящим. При этом стоимость внедрения такого решения может в несколько раз увеличить начальные затраты. Как результат – небольшие компании вынуждены пользоваться стандартными средствами операционных систем.
Программное решение XEROX
Компания Xerox предлагает доступное и надежное средство управления документами.
Экономия времени сотрудников на поиск документов. Все документы, попадающие в систему DocuShare Express автоматически индексируются. Совместное использование DocuShare Express и МФУ Xerox позволяет быстро оцифровывать бумажные документы с обеспечением быстрого поиска (за счет использования PDF с возможностью поиска).
Совместная работа с документами. DocuShare Express обеспечивает возможность сохранения версий документа. Таким образом в любой момент времени можно вернуться к предыдущей версии и понять кто автор изменений.
Контроль доступа к документам обеспечивается с помощью расширенной системы предоставления прав. Дополнительная безопасность возможна за счет интеграции с системами централизованного управления доступом, такими как Novell eDirectory и Microsoft Active Directory.
Доступность документов в любое время. При наличии внешнего доступа в сеть компании система DocuShare Express постоянно доступна из любой точки через Web-интерфейс. При этом обеспечивается полный функционал.
Затраты на внедрение решения. Инсталляция системы DocuShare Express происходит в несколько кликов. Все необходимые компоненты включены в дистрибутив.
